In de praktijk resulteert dat in veel overleggen waarin we zoeken naar mogelijkheden waarbinnen een evenement door kan gaan. Moeilijk om te beoordelen omdat de corona regelgeving soms op verschillende manier is te interpreteren en omdat het vaak voorkomt dat de gemeente bepaalde benodigde stukken nog niet heeft ontvangen zoals een plattegrond, een veiligheidsplan of een coronaplan. Dat gebeurt omdat het voor de organisatie vaak niet is in te schatten aan welke maatregelen ze zich moeten houden ten tijde van hun evenementen. Heel erg lastig dus voor beide partijen.

Graag geef ik jullie een aantal tips om het traject zo makkelijk mogelijk te houden:

• Wanneer je een evenement wil organiseren ga in ieder geval in gesprek met de gemeente. De gemeente kan in veel gevallen al advies geven of zij mogelijkheden zien om het evenement al dan niet te organiseren.
• Dien de aanvraag in wanneer de gemeente mogelijkheden ziet om het evenement te laten plaatsvinden, of gebruik het programma dat evenementenaanvragen afhandelt (zoals de Evenementen Assistent). Op die manier ziet niet alleen de gemeente dat je voornemens bent om iets te organiseren, maar ook de hulpdiensten. Dit kunnen zij dan al meenemen in hun planning.
• Dien de plannen ofwel de bijbehorende stukken in op basis van de dan geldende maatregelen. Vaak zijn de aanpassingen, die je moet doen als er iets veranderend in de regelgeving, niet heel erg groot.
• Vraag hulp bij het vergunningentraject. Samen met een professional kunnen jullie bijvoorbeeld bepalen hoe je de controle van het coronatoegangsbewijs (CTB) inricht, hoe je een goed coronaplan moet maken en waar de mogelijkheden zitten op het gebied van wet- en regelgeving. Met andere woorden zorg ervoor dat de gemeente en hulpdiensten zien dat je serieus aandacht hebt besteed aan de maatregelen.
• Duidelijke communicatie tussen de evenementenorganisator en de gemeente is heel belangrijk. Blijf met elkaar in gesprek.
• Als je door alle regels even niet meer weet hoe je bepaalde maatregelen moet interpreteren dan kom je met logisch denken al een heel eind. Andreas Voss (Medical Manager Department of Medical Microbiology & Infectious Diseases en betrokken bij de organisatie van alle Fieldlab evenementen) gaf in een webinar aan dat je je dan moet afvragen: “Waarom is deze maatregel opgesteld?”. Bijvoorbeeld bij een doorstroomevenement is niet vast gelegd wat de duur is dat iemand stil mag staan bij bijvoorbeeld een kraampje van een braderie of langs de kant van een sinterklaasoptocht. Hier moet je je dus afvragen waarvoor is een doorstroom evenement bedoeld? Het gaat erom dat mensen niet te lang met veel mensen bij elkaar zijn. Wanneer je dus verwacht dat er bij jouw Sinterklaas optocht op sommige plekken de mensen, voor meer dan bijvoorbeeld 15 minuten, rijen dik zullen staan dan is het wellicht beter om een andere uitvoering te geven aan het Sinterklaasfeest.

Logisch denken helpt je zeker op weg, maar er zijn ook gevallen waar dat niet lukt. Zo hadden we een aanvraag gekregen voor een activiteit dat op de Markt zou moeten plaatsvinden. Het ging om een band die vanuit een vrachtwagen live muziek zou gaan maken. Wanneer je deze aanvraag bekijkt vanuit de ‘evenementen coronamaatregelen’ dan moet de organisatie veel maatregelen nemen. Ze moeten het terrein afhekken en zorgen voor een gecontroleerde in en uitstroom.

Maar wanneer je deze aanvraag zou bekijken vanuit de ‘horeca coronamaatregelen’ dan zou het wel mogen. Er mag immers live muziek ten gehore worden gebracht op het terras. De vraag die dan open blijft is: wat als er dan naast het terras ook mensen blijven staan en het daar te druk wordt? In dit geval konden we inschatten dat het niet druk zou worden, omdat het weer niet aantrekkelijk is in die tijd van het jaar en omdat dit evenement normaal gesproken ook niet veel bezoekers trekt. Dus doen?!

Niet dus, want een week later zou een andere organisator ongeveer een zelfde soort activiteit willen organiseren en daarvan weten we dat het gegarandeerd te druk gaat worden. Heel vervelend, omdat je graag mee wil denken in wat wel mogelijk is, maar je moet wel iedereen gelijk blijven behandelen.

Als je kijkt naar het vergunningentraject van het WMC 2022, is dat ook een behoorlijke uitdaging. Voor diegene die het WMC nog niet kent: het WMC is een blaasmuziekfestival dat iedere 4 jaar plaatsvindt. Er zijn onder andere wedstrijden voor mars- en showbands, harmonieën en fanfares en voor dirigenten. De beste bands en muziekkanten van de wereld nemen deel aan dit evenement waar zij jaren voor oefenen. Het winnen van het WMC is een enorme prestatie.

De organisatie van het Wereld Muziek Concours 2022 is al een enorme uitdaging zonder rekening te moeten houden met COVID-19 maatregelen. Het is een internationaal evenement, dat maar liefst 4 weken lang duurt en op verschillende plekken in de stad plaatsvindt. Een evenement waarbij heel veel belangen zijn gemoeid. Denk bijvoorbeeld aan de hulpdiensten, verkeersadviseurs, de ondernemers en de omwonenden. Je kunt je voorstellen dat de belangen van deze partijen vaak verschillen. Geluidsnormen, eindtijden en veiligheid zijn onder andere zaken die worden besproken. De gemeente Kerkrade neemt al deze belangen mee en weegt ze zorgvuldig af om zo, samen met de organisatie, een veilig en succesvol evenement neer te zetten.

COVID-19 maakt de organisatie van een evenement met deze grootte nog moeilijker. Het is al een hele opgaaf om alleen al rekening te houden met de steeds veranderende Nederlandse maatregelen, laat staan als je ook nog rekening moet houden met de maatregelen van al die landen vanwaar je deelnemers komen. Wat een eer dat ik dit evenement mag begeleiden.