Evenementenlocatieprofielen

Mijn insteek is altijd om het vergunningentraject zo simpel mogelijk te maken, met zo min mogelijk regels. Zodat het traject zo kort mogelijk is en zodat je als evenementenorganisator, maar zeker ook als gemeente zijnde, niet aan teveel voorwaarden vast zit.

Daarom wilde ik voor mijn opdracht bij de gemeente Helmond, bij het bepalen van de evenementenlocatieprofielen, alleen profielen opstellen voor die locaties waar dat nodig is. Met andere woorden; locaties waarbij uit ervaring is gebleken of waarvoor wordt verwacht dat de kwaliteit van de zogenaamde leefbaarheid van de omgeving in het gedrang komt. Denk daarbij bijvoorbeeld aan geluids- of verkeersoverlast of bijvoorbeeld een beschermde diersoort die in de omgeving leeft.

Helaas is mijn insteek, ondanks de goede bedoelingen, niet mogelijk. Dit heeft te maken met het zogenaamde ruimtelijke spoor, dat ik later in dit artikel zal toelichten. Eerst leg ik uit waarvoor een evenementenlocatieprofiel dient.

Evenementenlocatieprofielen

Evenementenlocatieprofielen zijn omschrijvingen van locaties waar evenementen plaatsvinden. Binnen deze omschrijvingen zijn randvoorwaarden gesteld aan het gebruik van het terrein. Denk bijvoorbeeld aan; het geluidsniveau, het aantal keer dat het terrein gebruikt mag worden, de bereikbaarheid van het terrein en voorwaarden die te maken hebben met flora en fauna.

Locatieprofielen bieden inspiratie en informatie aan organisatoren: wat is de beste plek voor mijn festival? Ze bieden tevens duidelijkheid aan omwonenden en belanghebbenden: wat mag er voor mijn deur? En ze helpen de gemeente om goede vergunningen te verlenen. Wanneer er geen evenementenlocatieprofiel is opgesteld voor een terrein, wil dat in principe niet zeggen dat hier geen evenement kan plaatsvinden. Het betekent simpelweg dat de gemeente en de evenementenorganisatie in gesprek moeten over de randvoorwaarden van een evenementen, randvoorwaarden die voor een evenementen locatieprofiel al geregeld zijn.

OOV spoor en Ruimtelijk spoor

Tijdens het evenementenvergunningentraject kan het voorkomen dat je twee sporen moet volgen. Namelijk:

1. Het Openbare Orde en Veiligheid spoor: dit is het ‘reguliere’ traject dat je doorloopt wanneer je een aanvraag doet voor een evenementenvergunning. Deze aanvraag komt binnen bij de afdelingen Vergunningen en Veiligheid (of een soortgelijke benaming).

2. Het Ruimtelijke spoor: dit is het traject dat je moet volgen als het bestemmingsplan dat op je evenementenlocatie geldt geen evenementen toestaat. Dit kun je nakijken onder www.ruimtelijkeplannen.nl . Je moet dan via het omgevingsloket een tijdelijke omgevingsvergunning om af te wijken van het bestemmingsplan (wordt omgevingsplan) aanvragen. Deze aanvraag komt ook bij de gemeente terecht, maar dan bij de afdeling Ruimtelijke Ordening (of een soortgelijke benaming). Zij beoordelen of het houden van het evenement past in een goede ruimtelijke ordening en of je dus tijdelijk mag afwijken van het bestemmingsplan en toch een evenement hier kunt organiseren. Deze twee sporen zijn twee specialistische takken van sport, die voor de professional al ingewikkeld zijn, laat staan voor de evenementenorganisator. Zeker gezien de aankomende omgevingswet.

Makkelijk vergunningentraject

Als je het als gemeente zijnde makkelijk wil maken voor de evenementenorganisator (en zelf tijd wil besparen binnen de afdeling ruimtelijk ordening) dan wil je voorkomen dat je behalve het OOV spoor ook nog het ruimtelijk spoor moet doorlopen. Met andere woorden dat je behalve de evenementenvergunning aanvraag ook nog een tijdelijke afwijking van het bestemmingsplan moet aanvragen. Daarom moet je per bestemmingsplan, waar je evenementen wil laten plaatsvinden, vastleggen dat evenementen zijn toegestaan. Maar wat is nu het minimale dat je vast moet leggen in je bestemmingsplan?

Het probleem

In het kader van deregulering wil ik graag zo min mogelijk locatieprofielen opstellen én ik wil graag in ieder bestemmingsplan waar we evenementen willen toestaan, vastleggen dat evenementen daar mogen plaatsvinden (waarbij uiteraard alle belangen worden gehoord en afgewogen). Volgens jurisprudentie moet je echter in je bestemmingsplan niet alleen het aantal evenementen, het soort evenementen en de maximaal aantal toegestane bezoekers vastleggen. Je moet zelfs de tijden van het evenement, de tijden van de op- en afbouw, informatie over het verkeer en parkeren en de geluidbelasting vastleggen. Ook moet je onderzoeken en aantonen dat deze keuzes passen in een goede ruimtelijke ordening. De keuzes die hier gemaakt moeten worden zijn dezelfde keuzes die je moet onderzoeken bij het opstellen van een locatieprofiel. Eigenlijk moet je dus op basis van het Ruimtelijk spoor sowieso een evenementenlocatie profiel opstellen. Misschien is het dus zelfs makkelijker voor een evenementenorganisator als ze ‘gewoon’ een tijdelijke afwijking van het bestemmingsplan aanvragen in plaats van dat ze zich moeten houden aan al die voorwaarden die bij een locatieprofielen behoren.

Er zijn planologisch gezien 3 opties:

1.) De bestemmingsplannen laten bestaan zoals ze nu zijn;

2.) Ieder bestemmingsplan aanpassen aan de eisen uit de jurisprudentie;

3.) Een parapluplan maken.

ad 1.) Je moet op enig moment zaken planologisch vast gaan leggen. Wanneer je voor deze optie kiest ben je eigenlijk alleen maar uit aan het stellen. En het betekent meer werk aangezien je voor ieder evenement moet afwijken van het bestemmingsplan. De organisator moet elke keer een aanvraag indienen en de gemeente moet deze aanvraag beoordelen.

ad. 2.) Ieder bestemmingsplan waar je evenementen wil laten plaatsvinden moet je aanpassen zodat je evenementen toestaat en juist omschrijft. Het gaat erom dat je als gemeente zijnde een goede onderbouwing hebt en goed hebt onderzocht of een evenement op die locatie past. Je mag als gemeente zijnde niet handelen in strijd met artikel 3:2 van de Algemene wet bestuursrecht: “Bij de voorbereiding van een besluit vergaart het bestuursorgaan de nodige kennis omtrent de relevante feiten en de af te wegen belangen.” Wil je dat doen dan moet je dus opnemen in het bestemmingsplan:

het aantal evenementen;
het soort evenementen;
de maximaal aantal toegestane bezoekers;
de start- en eindtijden;
de tijden van de op- en afbouw;
informatie over het verkeer;
informatie over parkeren;
de geluidbelasting.

Nadeel van deze aanpak is dat je dan het hele bestemmingsplan moet herzien terwijl dit eigenlijk niet nodig is. Dat is kostbaar, tijdrovend en vaak onnodig.

Ad 3.) Een parapluplan is een bestemmingsplan voor alleen die gebieden waar je evenementen wil toestaan. Deze is overkoepelend aan de bestaande bestemmingsplannen. Hierop is eenmalig beroep mogelijk. Wanneer je iedere keer een omgevingsvergunning moet aanvragen, zoals bij optie 1, dan heb je telkens de mogelijkheid dat iemand bezwaar en beroep aantekent.

Ik zou de gemeente Helmond in dit geval willen adviseren om:

Locatieprofielen op te stellen voor iedere locatie waar ze evenementen willen gaan toestaan. Dit in tegenstelling tot mijn eerdere insteek om alleen profielen te maken voor die locaties waar de leefbaarheid wordt aangetast. Als deze locatieprofielen passen in de geldende bestemmingsplannen hoef je natuurlijk niets aanvullends te regelen.

Wanneer deze profielen zijn opgesteld een parapluplan te maken waarin alle evenementenlocaties worden vastgelegd, zodat de evenementenorganisatie geen omgevingsvergunning hoeft aan te vragen.

Op 1 januari 2024 treedt de omgevingswet in werking. In het kader van de omgevingswet lijkt meer ruimte te zijn voor het toepassen van maatwerk voor evenementenlocaties. Het is echter niet meer mogelijk om per locatie iets vast te leggen. Er is immers nog maar een omgevingsplan voor de gehele gemeente. De optie paraplu-plan lijkt daarmee te vervallen.